Como a Gestão Ágil pode transformar a sua equipe

João Paulo Coutinho

Estamos percebendo que o modelo de gestão tradicional, focado no comando e controle não responde mais ao contexto que estamos vivendo, onde as organizações precisam cada vez mais de adaptar, responder rapidamente as mudanças e viver em meio a tantas incertezas e possibilidades. Diversas são as empresas que estão optando por adotar a gestão ágil visando a perpetuidade do negócio. Modelos baseados em hierarquias, decisões top-downnão funcionarão com as novas gerações. São indivíduos que querem ser ouvidos, compartilhar suas ideias e ter suas capacidades reconhecidas. 

A gestão ágil nasceu no desenvolvimento de software e tem como premissa os 4 valores do Manifesto Ágil, escrito por um grupo de profissionais no ano de 2001. Os valores são os seguintes:

No início, os métodos ágeis tinham o foco específico voltado para a gestão de projetos na área de software, mas com os resultados alcançados, principalmente na mudança da cultura organizacional, esses valores passaram a ser utilizados para alcançar o que chamamos de gestão ágil.

Ela é caracterizada por elementos como: a comunicação como um ponto chave, motivação dos indivíduos, priorização das pessoas e suas interações e entrega de valor constante ao cliente. 

Gestores devem se apropriar dessas características e aplica-las com seus times. Liderança é uma responsabilidade de todos os indivíduos que fazem parte de uma organização e não somente do gestor formal, mesmo que seja essa a forma de se estruturar a organização. Mas como aplicar no dia a dia esse modelo de gestão?

Martin van Tilburg, especialista em gestão e fundador da 10,000ft traz 3 pontos fundamentais: aloque pessoas de forma dinâmica e com base nas necessidades de cada projeto, seja transparente para que os times possam se auto organizar, e contribua com a evolução das habilidades e competências das pessoas. 

1. Aloque as pessoas de forma dinâmica e com base nas necessidades dos projetos

Ao formar um time para um projeto, Martin diz que 3 aspectos precisam ser otimizados: eficiência, qualidade e desenvolvimento de habilidades.

• Eficiência refere-se a quantas pessoas irão compor a equipe e quanto tempo elas podem trabalhar para continuar gerando valor e lucrando.

• Qualidade diz respeito à adequação das habilidades, competências e experiências atuais das pessoas ao resultado desejado.

• O desenvolvimento de habilidades trata da correspondência entre as necessidades dos membros da equipe e seu desejo de crescimento com habilidades que podem ser obtidas em um novo projeto.

É preciso considerar o desenvolvimento de habilidades no planejamento das atividades. Com isso você não apenas garante que sua força de trabalho permaneça competitiva, como também fortalece a lealdade dos colaboradores, melhora o desempenho e reduz a rotatividade.

Na gestão tradicional, o conhecimento necessário geralmente está apenas na cabeça do gerente. Tornar esse conhecimento institucional requer um sistema que mapeie as habilidades dos membros do time, rastreie seu crescimento ao longo do tempo e reavalie periodicamente a equipe no contexto do estado atual dos projetos. 

2. Seja transparente para que os times possam se auto organizar

Em ambientes de trabalho ágeis, os times têm liberdade e autonomia para definir como vão funcionar. Para ter sucesso, é preciso clareza do que é o sucesso do projeto. E sabendo qual é o resultado esperado, os integrantes traçam objetivos e entregas mensuráveis. É preciso construir confiança entre os membros, para que o feedback seja exercitado, uma mentalidade empreendedora desenvolvida, e pessoas realocadas quando necessário. Enquanto líder, ajude a equipe a cria um sistema transparente que mostre o andamento dos projetos, sua qualidade e resultados. Lembre-se delegar e dar autonomia é diferente de delargar. O líder tem um papel fundamental de inspirar os colaboradores, dar o norte e em momentos necessários, estar presente. 

3. Desenvolva as habilidades dos colaboradores para tornar a equipe cada vez mais com o mindset ágil 

Em uma estrutura organizacional tradicional, você provavelmente trabalha com pessoas com competências e habilidades muito parecidas com a sua. Quando as equipes são formadas dinamicamente, elas reúnem a melhor combinação de disciplinas necessárias para o resultado final.

As pessoas precisam desenvolver uma base de conhecimento mais amplo para colaborar bem nessa estrutura. Alguém pode ser da área jurídica, mas, como trabalhará com colegas de uma equipe multidisciplinar, também precisará conhecer os conceitos básicos de marketing, pesquisa de usuários e gerenciamento de projetos. Crie momentos de compartilhamento de conhecimento. Desenvolva temas como comunicação, colaboração, tolerância ao erro, tomada de decisão e resolução de conflitos. 

Quando falamos sobre gestão ágil, estamos falando sobre uma nova forma de pensar e agir. O líder precisa entender qual é o seu novo papel dentro das organizações. As decisões não podem mais ficar na mão de poucas pessoas. Mudar a forma de pensar é fundamental para a continuidade dos negócios. 

O Manifesto Ágil de RH

João Paulo Coutinho

A agilidade vem sendo adotada cada vez mais como um caminho para entregar valor para o cliente. Mais e mais organizações estão se transformando no que chamamos de organizações ágeis e sua transformação inclui uma renovação do que se entende tradicionalmente como Recursos Humanos.

Tenho realizado projetos de consultoria e orientado os profissionais de Gestão de Pessoas de várias organizações na transformação para o trabalho ágil. Atuo disseminando sempre conhecimentos e insights sobre o RH Ágil através do Manifesto Ágil de RH, criado no ano de 2018, por um grupo de profissionais de gestão de pessoas de todo o mundo, sendo um deles, Josh Bersin, fundador da Deloitte.

Esse Manifesto ajuda a explicar qual é o impacto da área de capital humano em organizações ágeis, mostrando maneiras melhores de desenvolver uma cultura de trabalho, demonstrando na prática que isso funciona. O RH Ágil é sobre fazer, experimentar, dar pequenos passos, ter tolerância ao erro e aprender com eles

Abaixo apresento o manifesto e detalho cada um dos 6 valores listados.

Mais Redes Colaborativas menos Hierarquia – Em organizações ágeis, a estrutura é fluída, no sentido de que deve ser capaz de se adaptar rapidamente se o contexto assim exigir. Uma rede de profissionais e talentos de dentro e de fora da organização é a melhor forma de organizar o trabalho. É nesse valor que o papel da liderança é colocado em xeque. Sempre digo que o líder tem muito mais o papel de ser um facilitador de processos, do dia a dia, do que comando em controle. Sai de cena o líder individualista, que toma decisões sozinho e apenas manda executar. Entra o líder que sabe trabalhar em rede, delega, dá autonomia, confia e apoia a decisão do time.

Mais Transparência menos sigilo Quanto mais informações são compartilhadas e disponíveis, melhor as pessoas podem se informar e agir de acordo. As palavras são: comunicação e clareza. Se sim, diga que sim. Se não, diga que não. Deixe claro o que pode e o que não pode. O que vai acontecer, quais são os próximos passos. Para onde estamos indo. As pessoas necessitam de clareza. Só assim, a nuvem da insegurança, da ansiedade e da especulação vai embora.

Mais adaptação menos prescrição – Quanto mais espaço você deixar para os indivíduos e as equipes fazerem o que for necessário para entregar algo encantador e personalizado, entregar o que realmente é valor e necessidade para o cliente, melhor. O que acontece no dia a dia das organizações é que as regras são elaboradas para gerenciar excessos e incidentes. Mas agir assim é cortar a autonomia e a criatividade dos colaboradores pela raiz. A área de gestão de pessoas deve sair desse papel de dono do conhecimento e único “especialista” em pessoas, para um papel de catalisadora das transformações, parceira do negócio.

Mais inspiração e engajamento menos gestão e retenção – Nada pode trazer tanta produtividade e assertividade quanto ter colaboradores entusiasmados. Eu tenho pavor da palavra retenção. Reter para mim significa instalar uma cerca e não deixar as pessoas serem livres. Como se elas não tivessem o direito de ir embora. E sim, elas têm. É preciso concentrar-se no crescimento e desenvolvimento dos indivíduos, ao invés de tentar ficar fazendo gestão e retenção.

Mais motivação intrínseca menos recompensar extrínsecas – Daniel Pink escreveu em seu livro Drive: você tem que oferecer às pessoas um bom salário, mas acima de tudo, prestar atenção à sua motivação intrínseca, provendo a necessidade de autonomia, domínio e propósito. Você sabe o que de verdade motiva os colaboradores da sua empresa?

Mais ambição menos obrigação – Esqueça o peso negativo que colocamos sobre a palavra ambição. Veja o seu lado positivo. No caso de organizações ágeis, trata-se basicamente de fazer o que for necessário para atender as necessidades do cliente. Faça o que deve ser feito para conseguir entregar o valor que o espera.

Assim como no Manifesto Ágil de TI, não é que não exista os itens que estão listados como menos, mas valorizamos os itens que estão no mais.

Mantenha o foco no mindset ágil. Quando falamos sobre trabalhar de forma ágil, estamos falando sobre mindset. O RH pode e deve ajudar a desenvolver esse mindset ativamente: tutorando, treinando e ajudando a transformar a realidade.

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O papel do RH na Transformação Digital

João Paulo Coutinho

Nossa forma de trabalhar já mudou completamente em relação a alguns anos. Na medida em que diversos sistemas estão deixando de depender fisicamente da estrutura da empresa e começam a se instalar na nuvem, as barreiras entre trabalho e vida pessoal se dissolvem de forma irreversível. Mobilidade, agilidade, automação e inteligência artificial são algumas das palavras que passaram a habitar o nosso dicionário corporativo. E elas estão mudando as rotinas de trabalho nas organizações e a forma de se fazer gestão de pessoas.

É preciso admitir que, do ponto de vista tecnológico, o RH está atrasado. Em nosso dia a dia, vários processos que eram demorados ou incertos, hoje, acontecem em poucos cliques. Sabemos que os colaboradores são digitais em suas vidas pessoas, usando as redes sociais, fazendo compras e pagando suas contas online. Solicitar e administrar um cartão de crédito é muito mais simples que receber e entender um holerite. Existe aí um grande potencial nesse interesse digital dos colaboradores e cabe a organização entender como atuar nesse cenário.

Uma atualização importante e necessária na área de gente é a substituição dos sistemas legados por uma plataforma em nuvem integrada. Atualizar ferramentas antigas de treinamento, recrutamento e gestão do desempenho, e trazer sistemas que sejam intuitivos e fáceis de usar. Busque na equipe, profissionais que gostem de explorar novas soluções de fornecedores e construir coisas novas. Considere soluções de Inteligência Artificial para melhorar a prestação de serviços, o recrutamento e o aprendizado.

A transformação digital está acontecendo em todas as áreas das empresas e a gestão de pessoas não pode ficar para trás. Essa transformação deve ser liderada pelo RH, visto que a primeira mudança necessária é muitas vezes, na cultura da empresa. Como já disse nesse meu texto, as pessoas devem estar no centro de todo esse processo. A primeira grande transformação deve ser a mudança de mindset, que vai refletir em mudanças de atitude e consequentemente novos e melhores resultados.

A área de gestão de pessoas precisa começar a desenvolver nos colaboradores skills como prontidão para trabalhar, muito em conta do novo conceito de home office, onde o colaborador escolhe vir para o office pois ele é uma extensão da sua casa ou fica em casa pois os escritórios se tornam móveis, cabem em uma mochila e qualquer espaço pode se tornar um ambiente de trabalho.

Outra competência que deve ser desenvolvida certamente é a colaboração e o trabalho em equipe. As tradicionais áreas de uma empresa passam a conviver com times multifuncionais que se formam e se diluem com velocidade, para desenvolver projetos que vão mover a empresa para novas oportunidades. As pessoas podem e devem trabalhar por projetos. E todo o espaço físico da empresa deve contribuir para que exista colaboração, co-criação e interação entre os colaboradores. Considerando esse contexto, faz pouco sentido o conceito de avaliação e feedback anual, feito por um chefe. O feedback deve ser fornecido por diversos profissionais, por seus pares, parceiros nos projetos, com uma frequência maior.

Lideranças passam a entender que se trabalho é na verdade aprendizado, e parte do aprendizado é falhar no curto prazo para aprender com isso, o erro se torna elemento essencial do trabalho e deve ser aceito como maneira de alavancar resultados e o potencial inovador da organização. Errar é permitido, mas é preciso aprender com o erro e se adaptar e corrigir rapidamente. Daí os métodos ágeis serem tão aderentes na Transformação Digital.

Com tanta liberdade e oportunidades para manifestar seu talento e criatividade nascem também novas responsabilidades. O colaborador deverá assumir responsabilidade pelos resultados que gera e ser recompensado à medida que gera esses resultados. Vemos uma mudança na forma de recompensar. Recompensas instantâneas reforçam o feedback de maneira poderosa. Quando os aumentos só veem de forma anual, eles fazem pouco sentido, por conta da passagem do tempo.

Na Transformação Digital é papel do RH garantir que cada profissional possua as habilidades mais importantes para suas áreas e projetos. É preciso ter certeza que as novas competências digitais também existam no profissional. O papel do RH é fundamental para garantir que a transformação digital mude a empresa para melhor, pensando principalmente nas pessoas que compõem toda a organização. Há um cenário de desafios pela frente para os profissionais do RH. No entanto, ele pode ser uma grande oportunidade para a nova geração de profissionais da área se destacar e assumir o papel estratégico que é tão esperado do RH pelos executivos.

A Transformação Ágil no RH

João Paulo Coutinho

No ano de 2001, profissionais de áreas de desenvolvimento de tecnologias se reuniram para discutir os sucessos e fracassos de seus projetos. Como resultado desse encontro, produziram o chamado Manifesto Ágil com quatro valores e doze princípios que poderiam ser aplicados para melhorar o resultado na condução de seus projetos.

Nos últimos anos os princípios do manifesto provocaram impacto no desenvolvimento de tecnologia, construção de equipes e na cultura de diversas organizações, que perceberam a importância de uma construção coletiva, muito mais colaborativa, interativa e respondendo rápido a mudanças. Aconteceu então a real possibilidade de introduzir no mercado produtos com mais rapidez, com níveis elevados de satisfação e com reduções relevantes no custo.

E foi aí que o RH ouviu falar sobre agilidade. Novos cargos e profissionais são demandados, os ambientes de trabalho estão se transformando e é preciso buscar soluções inovadoras para sobreviver no meio de tantas mudanças. Ainda que em uma versão mais light, a área começa a aplicar os princípios sem adotar todas as ferramentas e protocolos do mundo da tecnologia.

Pensando nesse movimento, um grupo de profissionais de Recursos Humanos, criou o Manifesto para o desenvolvimento ágil de RH. Foi criada uma primeira versão, trazendo apenas uma adaptação do que foi construindo pelos profissionais de tecnologia, mas na sequência, uma segunda versão, muito mais congruente e conectada com os desafios enfrentados pelo RH:

Manifesto Ágil do RH (1)

Em um ambiente cada vez mais volátil e incerto, times e líderes de Recursos Humanos, precisarão adotar o pensamento e as práticas ágeis para superar os desafios e enfrentar obstáculos para lidar com novas formas de pensar e trabalhar, equipadas com práticas de engajamento de pessoas mais humanísticas e baseadas em valores.

Existem ferramentas e métodos ágeis (como Kanbam, OKR, Merity Money e Delegation Board) que podem ajudar esses profissionais a encontrar uma nova maneira de maximizar o valor e o envolvimento dos colaboradores, aumentando a sua responsabilidade, entendendo a sua motivação e desenvolvendo suas habilidades.

A abordagem ágil possibilita a adaptação de como a maioria das empresas hoje precisa trabalhar para manter a criatividade, a motivação e a capacidade de inovar a cada dia. Profissionais de Recursos Humanos precisam aprender como princípios, ferramentas e métodos ágeis podem ajudá-los a apoiar melhor o negócio rumo aos seus objetivos. Os processos de RH como recrutamento, gerenciamento de metas e desempenho, desenvolvimento de lideranças, práticas de remuneração e desenvolvimento organizacional podem e devem ser transformadas.

Por meio de workshops e facilitações com ferramentas colaborativas, podemos ajudar sua organização a implementar processos ágeis de RH, dando o pontapé inicial no chamado RH Ágil. Juntos vamos entender como o RH pode suportar uma implementação ágil, como serão as funções e o trabalho no futuro e como uma área de RH pode trabalhar ágil. Entre em contato comigo para conversarmos mais sobre assunto.

Quer conhecer mais sobre esse trabalho? Entre em contato pelo e-mail: jpvcoutinho@gmail.com

É hora da Transformação Digital… mas e as pessoas?

João Paulo Coutinho

Somos protagonistas de uma nova revolução industrial, na qual avanços como a Internet das Coisas, as mídias digitais, as novas tecnologias de armazenamento, o Blockchain e a Computação Cognitiva abrem novas vias para a eficiência e inovação empresarial. Esta onda de inovação tem sido chamada de 4ª Revolução Industrial, devido ao impacto de transformação em todos os níveis que conhecemos hoje.

O modelo de startup permite que uma nova ideia se transforme em um novo produto de forma muito rápida. Empresas como Netflix, Uber, AirBnB e Spotify revolucionaram suas industrias, criando e conquistando novos mercados que as empresas tradicionais até então não sabiam que existiam, ou simplesmente menosprezavam o seu potencial. O fato é que esses novos negócios ameaçam negócios muito antigos e estabelecidos, como contabilidade e direito por exemplo.

Estima-se que até 2020, todos os setores estarão sujeitos a serem transformados. E é por isso que tantos empresários, CEOs e diretores  estão correndo contra o tempo. No Brasil, grandes organizações estão buscando se preparar e transformar seus negócios para o futuro. Temos visto vários cases de empresas, que estão criando as suas próprias startups ou laboratórios de inovação. Recentemente em uma grande seguradora, que abriu a sua startup, ouvi do cliente: “Criamos a nossa startup para que ela possa “quebrar” ou comprar o nosso negócio. É melhor investir e viver este cenário, do que ser engolido pelo vizinho.”

O “X da questão” é que quando buscam a transformação digital, muitas empresas têm colocado seu foco na tecnologia, na presença digital, na forma de criar experiências e se relacionar com seus clientes, mas esquecem de colocar seus principais recursos nesta transformação: seus colaboradores.

As pessoas como motor de mudança

Transformação 1

São as pessoas que conduzem e tornam possível qualquer processo de mudança. É preciso envolver a equipe nos objetivos do negócio, para que os colaboradores interiorizem o sentimento de mudança e se sintam parte dela. Em qualquer metodologia que trabalhe Gestão de Mudanças, um dos principais pontos trabalhados são Pessoas.

A transformação digital verdadeira, acontece de dentro para fora. Estamos falando de levar uma empresa, de gestão tradicional, para o futuro, para um mundo de infinitas possibilidades, mas cheio de incertezas. E nesse contexto é preciso responder rápido as mudanças, ser flexível, adaptativo e aberto ao erro.

Durante o processo, é muito provável que se perceba que é preciso incorporar novos perfis ou aprimorar o talento de alguns membros da equipe.

As empresas precisam ajudar as pessoas a desenvolverem as habilidades necessárias para o mundo digital. No último artigo que escrevi aqui no meu site falei sobre as competências esperadas do profissional do futuro. E incluo que para a transformação digital, além dessas competências é preciso desenvolver propósito e a visão de futuro, impedindo assim que o medo domine as oportunidades, causando resistência a mudança e falta de entusiasmo para que ela aconteça.

A outra questão é a importância de se formar agentes de mudanças com coragem de questionar o status quo e ajudar os outros a saírem de suas zonas de conforto. Para encarar estes desafios sem frustração ou desistência são necessárias ferramentas e técnicas inovadoras, baseadas em lições aprendidas em campo e muito feedback.

A tecnologia mudou nosso mundo, mas não podemos perder de vista que empresas são formadas por pessoas e são elas que determinam o sucesso ou o fracasso de qualquer transformação. Ser pioneiro em tendências e em tecnologia, inovar e competir em mercados digitais não pode ser um objetivo por si só, mas deve ser o caminho para um novo contexto onde exista o diálogo, a transparência, a liderança distribuída, a experimentação e o aprendizado contínuo.

Desenvolver as competências do futuro

João Paulo Coutinho

Estamos vivendo uma era de mudança, onde a forma como as pessoas se relacionam, aprendem, produzem e consomem está sendo impactada de forma estrutural e irreversível. Diante desse cenário é preciso se adaptar e se preparar para essa transformação e para o futuro. O Fórum Econômico Mundial divulgou recentemente um relatório que aponta as 10 competências que serão esperadas dos colaboradores até 2020. Confira a lista:

10 skills Fórum Mundial

Perceba que essas competências, quase todas comportamentais e não técnicas, envolvem comportamentos como: participar, aprender, experimentar, conectar e colaborar, inspirar e apoiar, distribuir, compartilhar e confiar.

O grande desafio é que essas competências não são ensinadas ou estimuladas nas escolas. E quando digo escolas, não estou pensando somente em educação infantil ou colegial, falo dos cursos de graduação, pós-graduação, MBAs ou especializações.

É cada vez mais evidente que os modelos atuais de ensino e trabalho já não trazem repostas rápidas, criativas, inovadoras e de qualidade que o contexto exige. É preciso incentivar a colaboração, facilitando para que o indivíduo enxergue novas possibilidades e realize trabalhos nos quais ele enxergue significado, conectando seus propósitos individuais com os coletivos. Mudar o olhar, e iniciar uma transformação cultural.

A colaboração passará a fazer parte do DNA das empresas, quando os gestores entenderem que não podem controlar todas as variáveis e quando se derem conta que não dá mais para tomar todas as decisões sozinhos. Modelos de gestão compartilhada, colaborativas já estão em prática em diversas organizações por todo o mundo, principalmente em países como a África do Sul e a Nova Zelândia. Nessas empresas podemos perceber o aumento do senso de propósito do time, a participação igualitária, colaboradores colocando em prática todas as suas habilidades e potencial criativo, construindo uma empresa mais ágil na adaptação à mudança em seus processos e as mudanças do mercado, com colaboradores cada vez mais diversos.

Essa deve ser uma evolução da gestão das organizações do passado, onde vivia-se totalmente no modelo de comando e controle. Hoje é preciso respeitar a necessidade de interação e participação das pessoas e das equipes. Dar Autonomia, responsabilidade, gerar impacto, significado, começar uma gestão compartilhada, com propósito. É preciso compreender que para o propósito ser verdadeiro as pessoas precisam ter voz.

A ideia é buscar um ambiente de trabalho colaborativo, em que todo mundo possa contribuir e participar, desenvolver competências e habilidades. O compromisso maior e a autonomia geram um ambiente mais leve, criativo e motivado.  Nesse meu texto você pode ler sobre o papel do líder na criação de ambientes colaborativos.

Os líderes das organizações e o time de RH só conseguirão desenvolver as competências apontadas pelo Fórum Mundial quando começarem a reavaliar as relações de hierarquia, os modelos de tomada de decisão, implantando formas inovadoras de reconhecimento, incentivando a busca do desenvolvimento e o protagonismo em cada colaborador. Este é um movimento que pode ser feito em ondas, realizando possíveis reestruturações na empresa e nos processos, garantindo assim a continuidade efetiva, e adesão ao processo de mudança em todos os níveis da organização.