Como a Gestão Ágil pode transformar a sua equipe

João Paulo Coutinho

Estamos percebendo que o modelo de gestão tradicional, focado no comando e controle não responde mais ao contexto que estamos vivendo, onde as organizações precisam cada vez mais de adaptar, responder rapidamente as mudanças e viver em meio a tantas incertezas e possibilidades. Diversas são as empresas que estão optando por adotar a gestão ágil visando a perpetuidade do negócio. Modelos baseados em hierarquias, decisões top-downnão funcionarão com as novas gerações. São indivíduos que querem ser ouvidos, compartilhar suas ideias e ter suas capacidades reconhecidas. 

A gestão ágil nasceu no desenvolvimento de software e tem como premissa os 4 valores do Manifesto Ágil, escrito por um grupo de profissionais no ano de 2001. Os valores são os seguintes:

No início, os métodos ágeis tinham o foco específico voltado para a gestão de projetos na área de software, mas com os resultados alcançados, principalmente na mudança da cultura organizacional, esses valores passaram a ser utilizados para alcançar o que chamamos de gestão ágil.

Ela é caracterizada por elementos como: a comunicação como um ponto chave, motivação dos indivíduos, priorização das pessoas e suas interações e entrega de valor constante ao cliente. 

Gestores devem se apropriar dessas características e aplica-las com seus times. Liderança é uma responsabilidade de todos os indivíduos que fazem parte de uma organização e não somente do gestor formal, mesmo que seja essa a forma de se estruturar a organização. Mas como aplicar no dia a dia esse modelo de gestão?

Martin van Tilburg, especialista em gestão e fundador da 10,000ft traz 3 pontos fundamentais: aloque pessoas de forma dinâmica e com base nas necessidades de cada projeto, seja transparente para que os times possam se auto organizar, e contribua com a evolução das habilidades e competências das pessoas. 

1. Aloque as pessoas de forma dinâmica e com base nas necessidades dos projetos

Ao formar um time para um projeto, Martin diz que 3 aspectos precisam ser otimizados: eficiência, qualidade e desenvolvimento de habilidades.

• Eficiência refere-se a quantas pessoas irão compor a equipe e quanto tempo elas podem trabalhar para continuar gerando valor e lucrando.

• Qualidade diz respeito à adequação das habilidades, competências e experiências atuais das pessoas ao resultado desejado.

• O desenvolvimento de habilidades trata da correspondência entre as necessidades dos membros da equipe e seu desejo de crescimento com habilidades que podem ser obtidas em um novo projeto.

É preciso considerar o desenvolvimento de habilidades no planejamento das atividades. Com isso você não apenas garante que sua força de trabalho permaneça competitiva, como também fortalece a lealdade dos colaboradores, melhora o desempenho e reduz a rotatividade.

Na gestão tradicional, o conhecimento necessário geralmente está apenas na cabeça do gerente. Tornar esse conhecimento institucional requer um sistema que mapeie as habilidades dos membros do time, rastreie seu crescimento ao longo do tempo e reavalie periodicamente a equipe no contexto do estado atual dos projetos. 

2. Seja transparente para que os times possam se auto organizar

Em ambientes de trabalho ágeis, os times têm liberdade e autonomia para definir como vão funcionar. Para ter sucesso, é preciso clareza do que é o sucesso do projeto. E sabendo qual é o resultado esperado, os integrantes traçam objetivos e entregas mensuráveis. É preciso construir confiança entre os membros, para que o feedback seja exercitado, uma mentalidade empreendedora desenvolvida, e pessoas realocadas quando necessário. Enquanto líder, ajude a equipe a cria um sistema transparente que mostre o andamento dos projetos, sua qualidade e resultados. Lembre-se delegar e dar autonomia é diferente de delargar. O líder tem um papel fundamental de inspirar os colaboradores, dar o norte e em momentos necessários, estar presente. 

3. Desenvolva as habilidades dos colaboradores para tornar a equipe cada vez mais com o mindset ágil 

Em uma estrutura organizacional tradicional, você provavelmente trabalha com pessoas com competências e habilidades muito parecidas com a sua. Quando as equipes são formadas dinamicamente, elas reúnem a melhor combinação de disciplinas necessárias para o resultado final.

As pessoas precisam desenvolver uma base de conhecimento mais amplo para colaborar bem nessa estrutura. Alguém pode ser da área jurídica, mas, como trabalhará com colegas de uma equipe multidisciplinar, também precisará conhecer os conceitos básicos de marketing, pesquisa de usuários e gerenciamento de projetos. Crie momentos de compartilhamento de conhecimento. Desenvolva temas como comunicação, colaboração, tolerância ao erro, tomada de decisão e resolução de conflitos. 

Quando falamos sobre gestão ágil, estamos falando sobre uma nova forma de pensar e agir. O líder precisa entender qual é o seu novo papel dentro das organizações. As decisões não podem mais ficar na mão de poucas pessoas. Mudar a forma de pensar é fundamental para a continuidade dos negócios. 

Perguntar para que?

Escrito por Helena Mihoko Miyahara

Quando você vê uma criança de 3, 4 anos perguntando por que isso, por que aquilo, o que você acha que ela está fazendo? Ela está descobrindo, desvendando o mundo que a cerca! Ela quer descobrir tudo, saber de tudo. Faz perguntas de genuína curiosidade, exploratória, que a deixa maravilhada pois a partir das perguntas desvendam os seus “mistérios”.

No entanto, após umas 10 perguntas, quase invariavelmente, o adulto que está respondendo chega num ponto que diz que é por que é e pronto. Chega de perguntas!

Perguntar

Frustrada a criança vai deixando de perguntar. Fica com este comando: chega de perguntas e a leva para a vida. A educação formal também reforçava muitas vezes este comportamento de não perguntar pois o papel do aluno, o sem luz, é o de simplesmente memorizar o que o professor considera ser importante que ele aprenda ou responda.

E agora José? E agora Maria? O mundo é cruel? Desaprendemos a perguntar e agora no mundo corporativo, no mundo profissional começam a dizer que a habilidade mais importante é o de fazer boas perguntas.

Hoje no contexto VUCA, onde tudo é Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo, as certezas são poucas. Pense numa coisa simples como a estrutura familiar. Há duas décadas, o que tínhamos como estrutura familiar era um pai, uma mãe e seus filhos. Hoje temos uma variação muito maior: família de dois pais, de duas mães, de casais de vários casamentos com filhos de vários parceiros, aumentando muito a complexidade destas relações.

Neste contexto em que vivemos, afirmações podem não responder e corresponder à complexidade e ambiguidade dos fatos. Uma boa pergunta, de curiosidade, de exploração pode ser muito mais eficiente para compreender o contexto. Talvez seja útil resgatarmos a qualidade de perguntador que um dia tivemos.

Mesmo quando pensamos nas lideranças, podemos afirmar que um líder de hoje deve saber fazer boas perguntas ao invés de afirmações. Hoje temos novas demandas quando pensamos em modelo de trabalho, modelo de gestão. Os processos estão cada vez mais inter-relacionados e interdependentes, gerando a necessidade das pessoas conversarem, trocarem informações e resolverem problemas de forma coletiva. Os verbos compartilhar, co-construir estão sendo conjugados com muito mais força e frequência. E as perguntas entram em cena novamente neste contexto, pois perguntar é uma das formas mais eficientes de acessarmos o conhecimento que está instalado no outro. Perguntas aproximam as pessoas, e as afirmações afastam as pessoas. Pense sobre isto.

Além de tudo, numa boa pergunta mora a boa resposta, a solução buscada.

Bora fazer perguntas!

 

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Helena Mihoko Miyahara é a atual presidente da WIAL Brasil, Action Learning Coach e Facilitadora de Treinamentos e Workshops.

Os desafios da primeira gestão

João Paulo Coutinho

Acredito que a primeira gestão é o momento de maior transformação na vida de um profissional. Este momento sinaliza que o indivíduo está evoluindo na carreira, assumindo um novo papel e novas responsabilidades. Alcançar sucesso nesse momento é importante e pode definir seu progresso na organização em que atua.

Encarar esse desafio é uma missão cheia de expectativas, tensões, emoções e mudanças que se fazem necessárias. São diversos os pontos de atenção, competências e habilidades exigidas que muitas vezes ainda não estão desenvolvidos nesse profissional. É preciso delegar tarefas com eficácia, além de administrar uma equipe enquanto cumpre suas diversas outras atividades.

O fato é que a maioria dos gestores de primeira viagem não assume a função com o preparo adequado para enfrentar desafios da gestão. Dado esse cenário, é fundamental garantir que esse profissional assuma o posto de líder com os recursos e capacitação necessários para formar e gerir um time de alta qualidade, além de trazer resultados para a empresa.

Quando o profissional é promovido ao primeiro nível de gestão, normalmente é porque ele se mostrou ser um excelente colaborador executando suas atividades de forma exemplar. O indivíduo na condição de “executor de tarefas” aprende a fazer o seu trabalho muito bem, se sentindo muito seguro no que faz. Passa a compartilhar conhecimento e experiências com os colegas e é nesse momento que ele se destaca como um potencial líder.

O novo gestor deve mudar o foco de executar as tarefas, para focar em pessoas, aprendendo a ouvir, resolver conflitos, delegar, formar e engajar sua equipe. É preciso antes de mais nada conhecer o time. O interesse deve ser genuíno em saber quem são as pessoas, tanto pessoal quanto profissionalmente. Ele precisa construir um relacionamento também com seus pares, mapear as redes de influência para entender como ele pode gerar sinergia nesse ambiente.

 “Gestores de primeira viagem precisam aprender como realocar seu tempo e a valorizar o novo trabalho. Devem parar de pensar em si para começar a pensar nos outros.” Ram Charan.

O novo líder precisa construir relacionamento com o seu gestor. Ele precisa de conselhos e orientações práticas sobre como alocar seu tempo da melhor forma para que gerencie o curto e longo prazo, priorizando suas atividades do dia a dia.

Se por um lado desenvolver essas habilidades é um desafio único e individual do profissional, por outro a empresa deve promover uma boa formação. Desenvolver a habilidade de gestão é primordial para garantir o bom andamento de resultados de uma organização. Se uma empresa conta com poucos recursos para desenvolver seus colaboradores, eu diria que esse recurso deve ser investido no desenvolvimento desse nível. Eles são os profissionais que levarão a organização rumo ao futuro, inspirando pessoas, promovendo rupturas e gerando resultados extraordinários.

Desenvolver as competências do futuro

João Paulo Coutinho

Estamos vivendo uma era de mudança, onde a forma como as pessoas se relacionam, aprendem, produzem e consomem está sendo impactada de forma estrutural e irreversível. Diante desse cenário é preciso se adaptar e se preparar para essa transformação e para o futuro. O Fórum Econômico Mundial divulgou recentemente um relatório que aponta as 10 competências que serão esperadas dos colaboradores até 2020. Confira a lista:

10 skills Fórum Mundial

Perceba que essas competências, quase todas comportamentais e não técnicas, envolvem comportamentos como: participar, aprender, experimentar, conectar e colaborar, inspirar e apoiar, distribuir, compartilhar e confiar.

O grande desafio é que essas competências não são ensinadas ou estimuladas nas escolas. E quando digo escolas, não estou pensando somente em educação infantil ou colegial, falo dos cursos de graduação, pós-graduação, MBAs ou especializações.

É cada vez mais evidente que os modelos atuais de ensino e trabalho já não trazem repostas rápidas, criativas, inovadoras e de qualidade que o contexto exige. É preciso incentivar a colaboração, facilitando para que o indivíduo enxergue novas possibilidades e realize trabalhos nos quais ele enxergue significado, conectando seus propósitos individuais com os coletivos. Mudar o olhar, e iniciar uma transformação cultural.

A colaboração passará a fazer parte do DNA das empresas, quando os gestores entenderem que não podem controlar todas as variáveis e quando se derem conta que não dá mais para tomar todas as decisões sozinhos. Modelos de gestão compartilhada, colaborativas já estão em prática em diversas organizações por todo o mundo, principalmente em países como a África do Sul e a Nova Zelândia. Nessas empresas podemos perceber o aumento do senso de propósito do time, a participação igualitária, colaboradores colocando em prática todas as suas habilidades e potencial criativo, construindo uma empresa mais ágil na adaptação à mudança em seus processos e as mudanças do mercado, com colaboradores cada vez mais diversos.

Essa deve ser uma evolução da gestão das organizações do passado, onde vivia-se totalmente no modelo de comando e controle. Hoje é preciso respeitar a necessidade de interação e participação das pessoas e das equipes. Dar Autonomia, responsabilidade, gerar impacto, significado, começar uma gestão compartilhada, com propósito. É preciso compreender que para o propósito ser verdadeiro as pessoas precisam ter voz.

A ideia é buscar um ambiente de trabalho colaborativo, em que todo mundo possa contribuir e participar, desenvolver competências e habilidades. O compromisso maior e a autonomia geram um ambiente mais leve, criativo e motivado.  Nesse meu texto você pode ler sobre o papel do líder na criação de ambientes colaborativos.

Os líderes das organizações e o time de RH só conseguirão desenvolver as competências apontadas pelo Fórum Mundial quando começarem a reavaliar as relações de hierarquia, os modelos de tomada de decisão, implantando formas inovadoras de reconhecimento, incentivando a busca do desenvolvimento e o protagonismo em cada colaborador. Este é um movimento que pode ser feito em ondas, realizando possíveis reestruturações na empresa e nos processos, garantindo assim a continuidade efetiva, e adesão ao processo de mudança em todos os níveis da organização.

O papel do líder na criação de um ambiente colaborativo

João Paulo Coutinho

A colaboração é uma grande tendência dos modelos atuais de gestão. Hoje o líder deve estar mais aberto e cada vez mais distante da figura do chefe, aquele que apenas dita regras e não aceita intervenção dos integrantes da sua equipe. Vivemos na era da colaboração e do compartilhamento, portanto, nada mais adequado do que permitir e promover a participação nos processos de gestão das empresas.

Por conhecerem o trabalho de perto, os funcionários podem dar contribuições significativas, inovadoras, criativas e acima de tudo, relevantes para melhorar os projetos, além de feedback sobre a gestão atual e opiniões que podem ser o ponto de partida para o alcance de resultados melhores.

Como as organizações precisam manter o seu ritmo e ao mesmo tempo, encontrar a agilidade necessária para envolver seu ecossistema, passa a ser essencial que os líderes, empoderem equipes, desenvolvam metodologias de gerenciamento modernas e proponham estruturas de lideranças novas e inclusivas, como forma de se reinventarem. O objetivo final é inovar para que a organização possa competir e prosperar.

O líder deve se preocupar em criar um ambiente em que as pessoas tenham condições de se relacionar bem e de se desenvolver. É papel do gestor garantir um clima amigável, de compartilhamento de ideias, para que as pessoas possam tornar-se o seu melhor. Se os líderes possuem uma abordagem inovadora para a formação de equipes, demonstram comportamento colaborativo, apoiam à criatividade e as relações sociais, as equipes são focadas e eficientes, conseguem resultados expressivos e o seu desempenho é excelente.

Em um ambiente colaborativo que aceita a contribuição de cada profissional, os níveis de satisfação entre a equipe aumentam. Consequentemente, a produtividade na empresa fica maior.

Listo abaixo cinco atitudes para criar um ambiente colaborativo:

1°) Incentive a colaboração

Incentive a interação e troca de ideias entre a equipe. Se os funcionários não tiverem esse incentivo, será difícil criar um ambiente colaborativo. Crie esse hábito, estimulando a cooperação entre as pessoas. Dessa forma, todo o time se sentirá motivado a colaborar.

2°) Cultive uma cultura de inovação

Para ter ambiente colaborativo de trabalho, desenvolva uma cultura de inovação. Valorize e incentive as novas ideias entre os colaboradores, dando liberdade para que eles possam inovar. Quando nos fechamos a essas contribuições, corremos o risco de perder oportunidades de melhorar tanto em relação aos produtos e serviços quanto aos processos produtivos.

Criando condições para que a equipe inove constantemente, você contribuirá para um ambiente colaborativo, agradável e solo fértil para boas ideias.

3°) Tenha espaços diferenciados

Tenha em mente que os espaços de trabalho também são fundamentais para uma empresa colaborativa. O ideal é que a organização tenha vários ambientes, que podem ser destinados a atividades diferentes. Nessa hora, vale ser criativo: sofás, bancos, mesas e quadros brancos, por exemplo. Tanto se fala nos escritórios do Google pelo mundo e este é um dos segredos de tamanho sucesso.

Tenha em mente que cada funcionário tem suas preferências e, quanto mais oportunidades ele tiver de estar em um ambiente confortável, mais motivado ficará. Crie espaços diferenciados, permitindo a colaboração e a otimização do trabalho em situações distintas.

4°) O ambiente deve ser desenhado para equipes

Além de criar espaços variados na empresa, pense em um design que favoreça o trabalho em equipe. É fundamental ter áreas comuns que permitam dinâmicas de grupo, troca de ideias e discussões produtivas entre os profissionais.

Os ambientes de sua empresa devem ser voltados ao trabalho em grupo. Para isso, um dos fatores fundamentais é a criação de espaços amplos e sem divisórias, pois eles permitem o diálogo entre os colaboradores. Para propiciar um ambiente colaborativo, quanto menos paredes, melhor.

5°) Crie objetivos comuns

A criação de objetivos comuns para a equipe engaja a equipe em apenas uma causa, o que aumenta a colaboração entre os profissionais. Crie metas claras, a fim de que todos cooperem para atingi-las. Fazendo isso, será possível fomentar a união entre a equipe. Combinada às outras medidas, a elaboração de objetivos comuns contribui para o desenvolvimento de um ambiente colaborativo de trabalho.

Além do líder, a área de Recursos Humanos tem papel fundamental. Os profissionais têm buscado por ambientes de trabalho cada vez mais flexíveis, e os profissionais de RH entendem que as pessoas talentosas e de maior êxito trabalham melhor quando se relacionam bem com colegas que têm a mesma linha de pensamento. Os principais candidatos são atraídos para a possibilidade de trabalho em equipe e aprendizagem com outros colegas que decorre de ambientes colaborativos de trabalho. Construir um ambiente assim é um processo de longo prazo, mas começa com pequenas ações que trazem grandes resultados.